Administration Assistant

UNOPS, Jakarta, Indonesia

Skill Required:, Finance and AccountsProject/ Programme Management
Preferred Experience: 
2 years of relevant work experience
Closing Date for Applications: 
26th December, 2019


Job Description

Background Information - UNOPS

UNOPS supports the successful implementation of its partners’ peacebuilding, humanitarian and development projects around the world. Our mission is to serve people in need by expanding the ability of the United Nations, governments and other partners to manage projects, infrastructure and procurement in a sustainable and efficient manner.

Working in some of the world’s most challenging environments, our vision is to advance sustainable implementation practices, always satisfying or surpassing our partners’ expectations.

With over 7,000 personnel spread across 80 countries, UNOPS offers its partners the logistical, technical and management knowledge they need, wherever they need it.

A flexible structure and global reach means that we can quickly respond to our partners' needs, while offering the benefits of economies of scale.

Latar Belakang – UNOPS

  • UNOPS mendukung berhasilnya pelaksanaan proyek pembinaan perdamaian, kemanusiaan, dan pembangunan mitranya di seluruh dunia. Misi kami adalah melayani orang-orang yang membutuhkan dengan memperluas peran Perserikatan Bangsa-Bangsa, pemerintah, dan mitra lainnya dalam mengelola proyek, prasarana, dan pengadaan secara berkelanjutan dan efisien.
  • Bekerja di sejumlah lingkungan yang paling menantang di dunia, kami berupaya mendorong praktik pelaksanaan yang berkelanjutan dan senantiasa memberikan layanan yang melampaui harapan para mitra.
  • Dengan lebih dari 7.000 personel yang tersebar di 80 negara, UNOPS memberikan pengetahuan tentang logistik, teknik, dan pengelolaan kapan saja dibutuhkan mitra.
  • Struktur yang fleksibel dan jangkauan global memampukan kami memenuhi kebutuhan mitra dengan cepat dan memberikan manfaat penerapan ekonomi skala.

Background Information - Job-specific

THOH

Thailand Operations Hub (THOH) is a UNOPS business unit under the UNOPS Asia Regional Office and it was established to better support, develop and oversee the UNOPS portfolio of projects in South East Asia and the Pacific.

The Hub comprises three main portfolios –THOH Thailand, THOH Indonesia and THOH Pacific and provides a wide range of services including Project Management, Transactional HR, Financial, and Procurement to clients that include other UN entities, INGOs and governments/government agencies donors.

Badan Restorasi Gambut Results Enabling Facility (BRG REF)

Seasonal peatland fires are now compromising Indonesia’s economic and social development by creating considerable threats to health, the environment, and the economy. In 2015 peat fires and their related haze resulted in the hospitalization of more than half a million people due to acute respiratory infections. These fires that raged through 2.6 million hectares of forest and peatland areas in the islands of Kalimantan and Sumatra released 1.6 Gts of CO2e, surpassing the annual CO2 emissions of advanced industrialized nations such as Germany, France, and others. Direct and indirect damages cost the Indonesian national economy an estimated USD 16 billion, about 2% of its annual GDP.

In recognition of the importance of peatlands for climate change mitigation, the Government of Indonesia through Presidential Regulation No 1/2016 constituted the Peatland Restoration Agency (BRG). BRG has an important mandate: prevent forest fires, especially in peatland areas, as well as restore 2 million hectares of peatlands devastated by forest and land fires. The Agency identified 7 target provinces for peatland restoration and fire prevention activities in Riau, Jambi, South Sumatra, West Kalimantan, Central Kalimantan, South Kalimantan and Papua.

Since its establishment in 2016, Norway has been supporting BRG, as current support to the BRG by the Norwegian Government falls within the wider partnership between Norway and Indonesia established in 2010 through the Letter of Intent (LOI) to reduce emissions from deforestation and land degradation of forests and peatlands . The support is part of an international climate mitigation initiative (UNFCCC) supported programme that uses international aid to counter forest degradation in various parts of the world, and this is one of the largest ever contribution made to reduce deforestation.

In the framework of this background, Norway and BRG have asked UNOPS to develop a flexible multiyear administrative support mechanism for managing Norway’s financial support to BRG through the establishment of the BRG Results Enabling Facility (BRG REF). The mechanism has within its scope a back-office management component and a service, procurement, grants management and a delivery component.

To provide the administrative support to the implementation of BRG-REF activities under the coordination of Deputy of Education, Socialization, Participation and Partnership, Deputy 3 of BRG seeks for a consultant to provide support to program and activities monitoring, building communication, being focal point to UNOPS and managing deputy’s agenda.

In the context of the BRG-REF, UNOPS is hiring for the position of Administration Assistant.

​​​​​​THOH

Hub Operasional Thailand/Thailand Operations Hub (THOH) merupakan unit bisnis UNOPS yang bekerja di bawah Kantor Regional Asia UNOPS. Hub ini didirikan untuk mendukung, mengembangkan, dan mengawasi portofolio proyek UNOPS dengan lebih baik di kawasan Asia Tenggara dan Pasifik.

Hub tersebut terdiri dari tiga portofolio utama - THOH Thailand, THOH Indonesia, dan THOH Pasifik yang memberikan berbagai layanan termasuk Pengelolaan Proyek, Personalia Transaksional, Keuangan, dan Pengadaan kepada klien yang melibatkan badan-badan PBB lainnya, LSM Internasional, dan pemerintah/lembaga donor pemerintah.

Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (BRG REF)

Kebakaran lahan gambut musiman membahayakan pembangunan ekonomi dan sosial Indonesia mengingat besarnya ancaman yang ditimbulkan terhadap kesehatan, lingkungan, dan perekonomian. Pada tahun 2015, lebih dari setengah juta orang harus dirawat di rumah sakit karena menderita infeksi saluran pernapasan akut akibat kabut yang dihasilkan kebakaran gambut. Kebakaran yang melanda 2,6 juta hektare kawasan hutan dan lahan gambut di pulau Kalimantan dan Sumatera menghasilkan 1,6 gigaton CO2, melebihi emisi CO2 tahunan negara-negara industri maju seperti Jerman, Prancis, dan lainnya. Kerusakan langsung dan tidak langsung menyebabkan kerugian ekonomi nasional yang diperkirakan sebesar 16 miliar dolar Amerika Serikat atau sekitar 2% dari PDB tahunan Indonesia.

Mengingat pentingnya lahan gambut untuk mitigasi perubahan iklim, Pemerintah Indonesia melalui Peraturan Presiden Nomor 1 tahun 2016 membentuk Badan Restorasi Gambut (BRG). Tugas penting BRG di antaranya: mencegah kebakaran hutan terutama di wilayah lahan gambut dan merestorasi 2 juta hektare lahan gambut yang rusak akibat kebakaran hutan dan lahan. BRG mengidentifikasi 7 provinsi sebagai sasaran kegiatan pencegahan kebakaran dan restorasi lahan gambut yaitu Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Kalimantan Barat, Kalimantan Tengah, Kalimantan Selatan, dan Papua.

Sejak didirikan pada tahun 2016, BRG mendapat dukungan dari Norwegia. Dukungan Pemerintah Norwegia kepada BRG adalah bagian dari kerja sama antara Norwegia dan Indonesia yang dilakukan tahun 2010 melalui Surat Minat (LOI) untuk mengurangi emisi yang diakibatkan penggundulan hutan serta degradasi lahan hutan dan gambut. Dukungan tersebut merupakan bagian dari program yang didukung mitigasi perubahan iklim internasional (berdasarkan Konvensi Rangka Kerja PBB tentang Perubahan Iklim/UNFCCC) yang memanfaatkan bantuan internasional untuk mengatasi degradasi hutan di berbagai belahan dunia. Dukungan tersebut merupakan salah satu kontribusi terbesar dalam sejarah untuk mengurangi penggundulan hutan.

Berdasarkan latar belakang tersebut, Norwegia dan BRG telah meminta UNOPS untuk membuat mekanisme dukungan administratif yang dapat dimanfaatkan selama periode tertentu dan bersifat fleksibel guna mengelola bantuan keuangan dari Norwegia kepada BRG melalui pendirian Fasilitas Pendukung Hasil/Result Enabling Facility BRG (REF BRG). Mekanisme tersebut mencakup komponen pengelolaan kantor administrasi; pengelolaan layanan, pengadaan, dan hibah; serta komponen pengiriman.

Untuk memberikan dukungan administratif untuk pelaksanaan kegiatan BRG-REF di bawah koordinasi Deputi Edukasi, Sosialisasi, Partisipasi dan Kemitraan, Deputi 3 BRG mencari konsultan untuk memberikan dukungan untuk memberikan dukungan pada program dan monitoring kegiatan, membangun komunikasi, menjadi vocal point pada UNOPS dan mengelola agenda deputi.

Dalam konteks BRG-REF, UNOPS merekrut untuk posisi Asisten Administrasi.

Functional Responsibilities

Duties and responsibilities

Under the general guidance of Deputy of Education, Socialization, Participation and Partnership of BRG (Deputy 3) and under the management of the UNOPS Head of Implementation Support Unit (ISU), the incumbent is responsible for the following activities:

  • Assist in the preparation of activities under BRG-REF, including but not limited to draft project material and reports.
  • Assist the Deputy in the coordination of activities and processes with UNOPS and UNOPS’ suppliers/service providers and become focal point.
  • Provide administrative supports to the Deputy in project-related matters, including business correspondences, contracts, travel booking, visas, etc.
  • Responsible for managing Deputy’s calendars and agenda, as well as organizing meetings and preparing the minutes of meetings.
  • Provide assistance for pertinent logistical arrangements for the prompt and effective implementation of the programme activities.
  • Provide assistance in financial tasks related to BRG-REF and the Deputy, including but not limited to prepare requests for payments; provision of information for reports on financial status, costs and expenditures, and potential funding problems.
  • Assist the Deputy on the administration of allowances, travel claims and other related financial matters, and on the calculation of payments due for claims and services.
  • Other administrative and financial tasks requested by the Deputy to support the implementation of programme and activities.

Tugas dan tanggung jawab

Di bawah panduan umum Deputi deputi edukasi, sosialisasi, partisipasi dan kemitraan (Deputi 3), BRG dan manajemen Kepala Unit Dukungan Pelaksanaan/Implementation Support Unit (ISU) UNOPS, kandidate bertanggung jawab untuk:

  • Membantu kegiatan di bawah BRG-REF dengan tidak terbatas pada pembuatan draft laporan program dan bahan laporannya.
  • Membantu Deputi dalam koordinasi kegiatan dan memonitoring proses kegiatan yang berhubungan dengan UNOPS serta menjadi focal point.
  • Memberikan dukungan administrasi Deputi dalam hal yang berkaitan dengan proyek termasuk surat-menyurat, kontrak, perjalanan dinas, visa dan lainnya.
  • Bertanggung jawab dalam mengelola agenda Deputi serta mengatur pertemuan dan menyiapkan risalah rapat
  • Memberikan bantuan dalam pengaturan logistik dan membantu mempercepat pelaksanaan dan kelancaran kegiatan/program
  • Memberikan bantuan/dukungan pada tugas keuangan yang terkait dengan BRG-REF dan Deputi tertapi tidak terbatas pada mempersiapkan permintaan pembayaran, penyediaan informasi untuk laporan status keuangan, biaya dan pengeluaran serta masalah pendanaan potensial
  • Membantu Deputi dalam administrasi keuangan, klaim perjalanan dan permasalahan keuangan lainnya, dan dalam perhitungan pembayaran untuk klaim dan jasa.
  • Melaksanakan tugas administrasi dan keuangan lainnya yang diminta oleh Deputi untuk mendukung pelaksanaan program dan kegiatan. Education/Experience/Language requirements

Education:

  • Secondary education or high school diploma with specialization in administration, management, social science or related field is required.
  • First university degree (Bachelor’s degree or equivalent) or advanced university degree (Master’s degree or equivalent) in business administration, management or in related field would be an asset and may substitute for some of the required years of experience.
  • High School diploma with 50% reduced years of required experience may be considered for qualified female applicants.

Experience:

  • Minimum of two (2) years of experience in administration or related field in combination with high school diploma is required - or - Bachelor’s degree or Master’s degree in business administration, management, social science or related field with some relevant experience may be considered;
  • Prior experience in secretarial/executive support or related position is an asset;
  • Experience in assisting for project management is preferred;
  • Experience in project related to peatland restoration is an advantage;
  • Have good digital competence (MS Office), writing and drawing skills.
  • Language:
  • Intermediate level in English and fluency in Indonesia Language is required. Indonesian language includes "Bahasa"

Pendidikan:

  • Minimal pendidikan menengah atau SMA di bidang administrasi, manajemen, ilmu sosial atau bidang terkait lainnya.
  • Gelar pendidikan tinggi (sarjana atau setara lainnya) atau pendidikan tinggi lanjutan (master atau setara lainnya) dalam administrasi bisnis, manajemen atau bidang terkait lainnya akan menjadi asset dan dapat menggantikan beberapa tahun pengalaman relevan yang diperlukan.
  • Pelamar wanita yang memenuhi kualifikasi dan telah menyelesaikan pendidikan di sekolah menengah dapat dipertimbangkan untuk pengurangan 50% dari persyaratan tahun pengalaman kerja.

Pengalaman:

  • Minimum dua (2) tahun pengalaman dalam administrasi atau bidang terkait lainnya dikombinasikan dengan ijazah SMU atau memiliki gelar Sarjana atau Master di bidang administrasi bisnis, manajemen, ilmu social atau di bidang terkait lainnya dengan beberapa pengalaman yang relevan dapat dipertimbangkan;
  • Memiliki pengalaman sebagai sekretaris/asisten eksekutif atau posisi terkait adalah asset;
  • Pengalaman dalam membantu manajemen proyek lebih disukai;
  • Diutamakan memiliki pengalaman dalam proyek terkait dengan restorasi lahan gambut;
  • Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer/ digital (MS Office) yang baik serta memiliki kemampuan menulis serta menggambar.

Bahasa: Wajib memiliki kemampuan Bahasa Inggris level menengah dan fasih berbahasa Indonesia.

Source:https://jobs.unops.org/pages/viewvacancy/VADetails.aspx?id=19002#4


Recommend your friend

Copyrights 2017. All rights reserved | Technology Partner: Indev Consultancy Pvt. Ltd