Administrative Officer

UNICEF, Port-au-prince, Haiti

Skill Required:, HR and Admin
Preferred Experience: 
3 to 10 Years
Closing Date for Applications: 
23rd June, 2016


Job Description

  • Procédures, Politiques et Stratégies : Interprète correctement les règles, procédures et politiques administratives de l'UNICE et les applique dans les réponses, actions et décisions. Identifie les goulots d'étranglement, domaines d'inefficacité et / ou inefficience dans la gestion administrative et propose de solutions appropriées. Oriente les fonctionnaires (nouveaux et en partance), sur les procédures, politiques et formalités administratives requises.
  • Gestion budgétaire : Gère le budget administratif, en adéquation avec le plan de travail des Operations. Prépare et consolide différentes estimations financières relatifs à la gestion des locaux, équipements et fournitures de bureau. Assure le suivi du budget administratif et prépare les rapports y relatif.
  • Prestation de services administratifs : Coordonne la prestation de divers services, à savoir les conférences, voyages, service courrier, reproduction de documents, etc. Négocie des tarifs préférentiels et assure l'approvisionnement de fournitures administratives. Participe activement aux initiatives inter agence de services communs visant l'accroissement l'efficacité et efficience des services.
  • Gestion des Actifs : Gère les actifs de l'UNICEF, comprenant les biens immobiliers, matériel roulant, équipements et fournitures ; et assure la maintenance d'un inventaire fiable. Fournit un appui technique au comité interne de gestion des biens et fournitures de l'UNICEF «  Property Survey Board » et en assure le secrétariat.
  • Gestion de contrats: Gère les contrats de divers prestataires de services, et s'assure que toutes les clauses et conditions sont respectées, en accord avec les règles de l'UNICEF. Monitore les contrats et s'assure des paiements périodiques dans les délais.
  • Partenariats, coordination et collaboration: En concertation avec le superviseur, maintient de bonnes relations de travail avec les autorités locales et différents partenaires. Explore les possibilités d'harmonisation de pratiques avec les agences Onusiennes.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES

  • Diplôme universitaire (minimum niveau licence) en sciences sociales, gestion des affaires, administration, finance ou un domaine connexe. *Des mesures exceptionnelles pourraient etre appliquees aux candidatures internes*.
  • Au moins deux années d'expérience professionnelle de travail pertinente en administration, finance, gestion.
  • Expérience avérée dans la gestion des actifs (et logiciels y afférant) et de portefeuilles complexes incluant la gestion des approvisionnements, budgets, contrats de services et développement de partenariats d'affaires
  • Expérience de gestion et supervision d'équipes
  • Expérience de travail sur le terrain
  • Familiarité avec les situations d'urgence, un atout.
  • Les candidats doivent obligatoirement être de nationalité haitienne. 
  • Tout dossier reçu sans le numéro de référence ne sera pas considéré. 
  • Les dossiers incomplets seront disqualifiés. 
  • Seuls les candidats pres-selectionnés seront contactés.
  • Date limite de dépôt de candidatures: 22 juin 2016
  • Les personnes intéressées sont priées d'envoyer leur candidature en ligne (lettre d'application, P11, CV, copies des diplômes et des lettres de référence.).
  • Les candidatures hors du système e-recruitment ne seront pas considerees.
  • To Apply: http://www.unicef.org/about/employ/?job=495869

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